5 tips för att jämföra leverantörsofferter (utan att missa det viktiga)

Du har tre offerter i inkorgen. Kanske fem. En är en prydlig PDF med rad-för-rad-uppställning. En annan är ett styckes mejl med en siffra längst ner. Den tredje kom som ett kalkylark med flikar du inte öppnat ännu.

Alla påstår sig erbjuda det du efterfrågade. Men priserna stämmer inte överens, formaten är olika och du är inte säker på att du jämför samma sak genomgående.

Det är så här varje gång. Och varje gång är frestelsen att bara välja det lägsta priset och gå vidare. Men det lägsta priset på pappret är ofta inte det billigaste i praktiken. Här är fem konkreta saker du kan göra för att jämföra offerter ordentligt, utan att göra det till ett veckolångt projekt.

1. Normalisera allt till samma enhet

Olika leverantörer offererar i olika enheter. En anger pris per styck, en annan per kartong om 50, en tredje per pall om 1 200. Jämför du siffrorna rakt av jämför du äpplen med containrar av apelsiner.

Innan du gör något annat, räkna om varje offert till samma enhet.

Så här ser det ut i praktiken:

Leverantör B verkade konkurrenskraftig vid första anblicken. Men omräknat till styckpris är leverantör C faktiskt 13 % billigare. Det är en skillnad du missar om du bara skummar totalsummorna.

Det gäller även för tjänster. Jämför du timpriser med projektbaserade offerter, uppskatta det totala antalet timmar och räkna om allt till en jämförbar totalkostnad. Jämför aldrig ett timpris med en klumpsumma, det är olika mått.

2. Lista vad som INTE ingår

Den billigaste offerten är ofta den mest ofullständiga. Inte för att leverantören försöker lura dig, utan för att olika leverantörer inkluderar olika saker som standard.

Lägg till en kolumn för "vad saknas" i din jämförelse och fyll i den för varje offert.

Vanliga poster som utesluts:

• Leverans och frakt. En leverantör inkluderar leverans i priset. En annan debiterar separat. En tredje erbjuder "fri frakt" men bara över ett minimibelopp.
• Installations- eller driftsättningskostnader. Vanligt för utrustning, programvara eller specialtillverkning.
• Tilläggsavgift vid minimibeställning. Vissa leverantörer har ett minimiordervärde. Ligger din beställning under det tillkommer ett tillägg, vanligtvis i det finstilta.
• Förpackning. Standardförpackning kan ingå, men specialförpackning (märkta kartonger, palletering enligt dina specifikationer) kostar extra.
• Garanti eller support. En leverantör inkluderar 12 månaders support. En annan tar betalt för det. Båda visar samma produktpris.

När du summerar det som saknas kan den billigaste offerten lätt bli den dyraste. En offert på 100 000 kr inklusive allt är ofta bättre än en på 85 000 kr plus 8 000 kr leverans, 4 000 kr installation och 6 000 kr tilläggsavgift.

3. Kontrollera betalningsvillkoren, de förändrar det verkliga priset

Betalningsvillkor är lätta att bortse från eftersom de inte ingår i styckpriset. Men de påverkar direkt vad du faktiskt betalar och när.

Här är kalkylen som de flesta hoppar över:

• Kassarabatt. 2 % rabatt vid betalning inom 10 dagar på en order om 500 000 kr = 10 000 kr sparat. Det är riktiga pengar.
• Förlängda betalningsvillkor. 60 dagars kredit istället för betalning vid leverans innebär att du behåller ditt kapital i två månader. Har ditt företag likviditetsbegränsningar är det värt något, potentiellt mer än 1–2 % prisskillnad.
• Dröjsmålsränta. Vissa leverantörer debiterar 1,5 % per månad på förfallna fakturor. Betalar du regelbundet sent (var ärlig) ackumuleras det snabbt.

Två offerter kan ha samma styckpris men olika verkliga kostnader när du väger in villkoren. En offert på 500 000 kr med 2 % kassarabatt vid 10 dagar är i praktiken 490 000 kr om du betalar i tid. En konkurrerande offert på 495 000 kr utan rabatt men med 60 dagars betalning kan vara bättre eller sämre beroende på din likviditet.

Skriv ner betalningsvillkoren för varje offert och beräkna det effektiva priset inklusive rabatter och kassaflödespåverkan.

4. Be om uppdelningen, inte bara totalsumman

När en leverantör ger dig en klumpsumma. "250 000 kr för projektet", har du inget att jämföra med. Du kan inte avgöra om materialen är dyra och arbetet billigt, eller tvärtom. Du kan inte identifiera var det finns förhandlingsutrymme.

Om en offert kommer som en enda siffra, be om en rad-för-rad-uppdelning.

En bra uppdelning bör innehålla:

• Material- / produktkostnad (specificerad om det finns flera komponenter)
• Arbetstimmar / tjänstetid (med timpriser om tillämpligt)
• Leverans / logistik
• Skatter och tullar (särskilt vid internationella inköp)
• Marginaler (vissa leverantörer är transparenta med detta)

När du har uppdelningar framträder mönster. Kanske tar alla tre leverantörer ungefär lika betalt för material, men en har arbetskostnader som är 40 % högre. Det visar dig exakt var du ska förhandla, eller var du ska fråga vad som motiverar skillnaden.

Det skyddar dig också mot "lockprissättning", där en leverantör offererar material till självkostnadspris för att vinna affären och sedan lägger på marginal på tjänster eller tilläggsarbeten. Med en uppdelning kan du se om någon post verkar orealistiskt låg.

5. Följ priser över tid, inte bara det här enskilda köpet

Enstaka jämförelser är användbara. Men upprepade jämförelser över tid är där de verkliga insikterna finns.

Leverantör A kanske är billigast idag. Men om du tittar på de senaste fyra offerterna från leverantör A och B:

Leverantör A varierar mellan 45 kr och 51 kr, ett spann på 13 %. Leverantör B håller sig i ett snävt intervall mellan 45,50 kr och 47 kr. Det här kvartalet råkar leverantör A vara billigast. Men om du värderar prisstabilitet och förutsägbara budgetar är leverantör B det bättre valet på sikt.

Historisk spårning ger dig också hävstång i förhandlingar. "Ert pris har ökat 8 % de senaste tre kvartalen medan er konkurrent har legat still" är ett betydligt starkare argument än "kan ni ge bättre pris?"

Börja registrera varje offert du tar emot, även om du inte agerar på datan direkt. Inom några kvartal har du en databas för prisintelligens som betalar sig vid varje förhandling.

Sammanfattning

Dessa fem principer kräver inga specialverktyg. Ett kalkylark fungerar utmärkt i början. Men de kräver disciplin, och det är där de flesta tappar bort det. Den första jämförelsen görs noggrant. Den femte hastas igenom för att man har bråttom.

Vill du göra det enklare hanterar verktyg som Quotal det mödosamma automatiskt: extrahera data från PDF:er och mejl, normalisera enheter, flagga saknade poster och bygga prishistorik över tid. Du fokuserar på beslutet, verktyget sköter datajobbet.

Men oavsett om du använder ett verktyg eller ett kalkylark är principerna desamma. Normalisera. Kontrollera vad som saknas. Räkna in villkoren. Kräv uppdelning. Följ upp över tid. Gör de fem sakerna och du kommer att fatta bättre inköpsbeslut än 90 % av dem som jämför offerter idag.

Relaterad läsning:

• Så jämför du leverantörsofferter: Den kompletta guiden
• 7 dolda avgifter i dina leverantörsofferter
• Prishistorik som hävstång i leverantörsförhandling