Plantilla gratuita para comparar cotizaciones de proveedores (Excel y Google Sheets)
Necesitas una plantilla de comparación de cotizaciones. Tienes presupuestos de tres, cuatro, quizá seis proveedores, y necesitas una forma estructurada de compararlos lado a lado. Probablemente ya has intentado crear una desde cero — y descubriste que lleva más tiempo construir la hoja de cálculo que evaluar las cotizaciones.
Esta guía te ofrece un diseño completo de hoja de cálculo para comparar presupuestos con cada columna, fórmula y mecanismo de puntuación que necesitas. Recorremos la estructura con suficiente detalle para que puedas construirla tú mismo en Excel o Google Sheets en unos 20 minutos. Sin muro de descargas, sin registro obligatorio — solo la información.
Qué debe incluir una buena plantilla de comparación
La mayoría de las plantillas de comparación de cotizaciones que encontrarás en internet son demasiado simples. Te dan una columna por proveedor y una fila para el precio, y poco más. Una plantilla que realmente te ayude a tomar mejores decisiones necesita cinco secciones:
- Metadatos del presupuesto — quién, cuándo, qué
- Comparación de partidas — precios normalizados
- Coste total de propiedad — la visión completa
- Evaluación no económica — puntuación ponderada
- Resumen y recomendación — la vista de decisión
Construyamos cada una.
Sección 1: Metadatos del presupuesto
Esta sección va en la parte superior de tu hoja de cálculo. Recoge el contexto que necesitarás cuando vuelvas a esta comparación dentro de seis meses preguntándote por qué elegiste al Proveedor B.
Columnas y filas
| Campo | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|
| Nombre de empresa | |||
| Persona de contacto | |||
| Email de contacto | |||
| Número de presupuesto | |||
| Fecha del presupuesto | |||
| Válido hasta | |||
| Condiciones de pago | |||
| Plazo de entrega | |||
| Período de garantía |
Consejo: Resalta la fila "Válido hasta" con formato condicional. Si la fecha ya pasó, haz que la celda se ponga roja. Los presupuestos vencidos son una fuente habitual de problemas — crees que tienes un precio que ya no existe.
Fórmula para Google Sheets:
Selecciona las celdas de "Válido hasta" y aplica una regla de formato condicional personalizada: =B5 < HOY() con relleno rojo.
Sección 2: Comparación de partidas
Este es el núcleo de tu plantilla. Cada artículo o servicio que estás adquiriendo tiene su propia fila, con el precio de cada proveedor en su columna.
Estructura
| Partida | Unidad | Cant. | Precio unitario A | Total A | Precio unitario B | Total B | Precio unitario C | Total C |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Artículo 1 | ud | 100 | ||||||
| Artículo 2 | hr | 40 | ||||||
| Artículo 3 | m² | 500 | ||||||
| Subtotal | =SUMA() | =SUMA() | =SUMA() |
Principios clave
Normaliza las unidades primero. La columna "Unidad" es tu estándar. Si el Proveedor A cotiza por caja y una caja contiene 24 unidades, convierte su precio a por unidad antes de introducirlo. Todo el sentido de esta sección es la comparación en igualdad de condiciones.
Usa una columna de cantidad fija. No uses la cantidad cotizada por cada proveedor — usa TU cantidad requerida. Esto evita que un proveedor parezca más barato solo porque cotizó una cantidad diferente.
Añade una columna de "Notas" a la derecha. Para cada partida, anota las particularidades de cada proveedor: "El precio del Proveedor B asume un mínimo de 500 unidades," "El artículo del Proveedor C es reacondicionado, no nuevo."
Fórmulas
Cada celda de "Total" es simplemente: = Cantidad * Precio unitario
El subtotal es: =SUMA(rango de columna Total)
Para una columna de variación (útil para un vistazo rápido), añade una columna que muestre la desviación de cada proveedor respecto al precio más bajo:
= (Total proveedor - MIN(Todos los totales de proveedores para esta línea)) / MIN(Todos los totales de proveedores para esta línea)
Formatea esto como porcentaje. Al instante ves dónde cada proveedor está por encima de la opción más barata — y por cuánto.
Sección 3: Coste total de propiedad
Debajo del subtotal de partidas, añade filas para cada coste que NO está en el presupuesto base pero SÍ forma parte de tu gasto real. Aquí es donde la matriz de comparación de cotizaciones se pone honesta.
Filas de costes adicionales
| Categoría de coste | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|
| Subtotal de partidas (de arriba) | |||
| Envío / entrega | |||
| Instalación / puesta en marcha | |||
| Formación | |||
| Mantenimiento anual (Año 1) | |||
| Consumibles (Año 1) | |||
| Costes de seguro / cumplimiento | |||
| Tasas medioambientales / eliminación | |||
| Descuento por pronto pago (-) | |||
| Recargo por pedido pequeño (+) | |||
| Coste total de propiedad | =SUMA() | =SUMA() | =SUMA() |
Consejo profesional: Para cualquier celda donde estés estimando (el proveedor no proporcionó este coste), formatea la celda en cursiva o con un color de fondo diferente. Esto indica a cualquiera que revise la comparación qué números son cotizaciones firmes y cuáles estimaciones.
La fórmula de descuento
Si un proveedor ofrece un 2% de descuento por pago en 10 días y planeas aprovecharlo:
= -(Subtotal de partidas * 0,02)
Introdúcelo como número negativo para que reduzca el TCO.
Sección 4: Evaluación no económica (Puntuación ponderada)
El precio es importante, pero no lo es todo. Esta sección te permite puntuar a los proveedores en factores cualitativos usando un enfoque de cuadro de mando de evaluación de proveedores.
Configurar la matriz de puntuación
Primero, define tus criterios y pesos. Los pesos deben sumar el 100%.
| Criterio | Peso | Puntuación A (1-5) | Ponderada A | Puntuación B (1-5) | Ponderada B | Puntuación C (1-5) | Ponderada C |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Precio / TCO | 35% | ||||||
| Calidad / especificaciones | 20% | ||||||
| Plazo de entrega | 15% | ||||||
| Garantía / soporte | 10% | ||||||
| Condiciones de pago | 10% | ||||||
| Reputación / referencias | 10% | ||||||
| Puntuación ponderada total | 100% | =SUMA() | =SUMA() | =SUMA() |
La fórmula de puntuación
Cada celda "Ponderada": = Peso * Puntuación
Así, si Precio tiene un peso del 35% y el Proveedor A obtiene 4 de 5: = 0,35 * 4 = 1,4
La puntuación ponderada total es la suma de todas las celdas ponderadas de ese proveedor. La puntuación máxima posible es 5,0.
Cómo puntuar el precio de forma objetiva
Para el criterio de precio/TCO, no adivines. Usa esta fórmula para convertir el TCO en una puntuación de 1 a 5:
- TCO más bajo = 5
- TCO más alto = 1
- Los demás = proporcional
= 5 - (4 * (TCO de este proveedor - TCO más bajo) / (TCO más alto - TCO más bajo))
Esto normaliza el precio en la misma escala de 1-5 que tus criterios cualitativos para que la ponderación funcione correctamente.
Personalizar los pesos según el tipo de compra
Los pesos anteriores son un punto de partida. Ajústalos según lo que estés comprando:
Para compras de productos básicos (material de oficina, piezas estándar): Precio 50%, Entrega 20%, Calidad 15%, Condiciones 15%
Para equipamiento crítico: Calidad 35%, Garantía 25%, Precio 20%, Entrega 10%, Reputación 10%
Para servicios profesionales: Calidad 30%, Reputación 25%, Precio 20%, Condiciones 15%, Plazo 10%
Sección 5: Resumen y recomendación
En la parte superior de tu hoja de cálculo (o en una pestaña "Resumen" separada), crea una vista de panel de control.
| Métrica | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|
| Precio cotizado | |||
| Coste total de propiedad | |||
| Ranking TCO | |||
| Puntuación ponderada | |||
| Ranking de puntuación | |||
| Presupuesto válido hasta | |||
| Recomendación |
Usa formato condicional para resaltar:
- El TCO más bajo en verde
- La puntuación ponderada más alta en verde
- Cualquier presupuesto expirado en rojo
La fila "Recomendación" es donde escribes la justificación de tu decisión en lenguaje claro: "Se recomienda el Proveedor B. Un 8% por encima del TCO más bajo pero puntúa significativamente mejor en garantía y tiene un historial demostrado en proyectos similares."
Cómo personalizar esta plantilla para tu sector
Construcción y oficios
Añade filas para: movilización/desmovilización, permisos, avales, certificados de seguro, porcentaje de retención, tarifas de cambio de alcance, condiciones de remate.
Sustituye "plazo de entrega" por "calendario de obra" y añade columnas para fecha de inicio y fecha de finalización.
Fabricación y producción
Añade filas para: costes de utillaje, tarifas de preparación/cambio, costes de muestras/prototipos, pedido mínimo, plazo de entrega por tramo de cantidad, especificaciones de embalaje.
Añade una sección para métricas de calidad: garantías de tasa de defectos, condiciones de inspección, gestión de rechazos.
TI y software
Añade filas para: costes de implementación/migración, licencia por usuario vs. tarifa plana, topes de incremento anual de precio, condiciones de SLA, portabilidad de datos, costes de salida/transición.
Sustituye "garantía" por "nivel de soporte" y detalla los tiempos de respuesta.
Servicios profesionales
Sustituye partidas por: tarifas horarias por rol, horas estimadas por fase, importes máximos, políticas de gastos, costes de viaje, calendario de pagos por hitos.
Las limitaciones de la comparación con hoja de cálculo
Esta plantilla te servirá bien para comparaciones sencillas con un número manejable de proveedores y partidas. Pero sé honesto sobre dónde falla:
La entrada de datos es manual y propensa a errores. Estás reescribiendo números de PDFs y correos electrónicos en celdas. Un error de transcripción (escribir 1.250 € en lugar de 1.520 €) puede sesgar toda tu comparación.
No escala. Comparar 3 proveedores con 15 partidas es manejable. Comparar 8 proveedores con 50 partidas con distintas unidades, exclusiones y condiciones se convierte en una pesadilla.
Es una foto fija, no un sistema. Cada comparación existe de forma aislada. No puedes consultar fácilmente lo que pagaste la última vez, seguir tendencias de precios ni construir conocimiento institucional sobre tus proveedores.
La colaboración es engorrosa. Si varias personas necesitan aportar puntuaciones o revisar la comparación, el control de versiones se convierte en un problema — incluso con Google Sheets.
No detecta lo que no se te ocurre buscar. Una hoja de cálculo solo compara lo que introduces en ella. Si un proveedor tiene una categoría de costes ocultos que no añadiste como fila, te la perderás.
Cuándo pasar a una herramienta automatizada
La plantilla de hoja de cálculo es la opción correcta cuando:
- Comparas cotizaciones unas pocas veces al año
- Tratas con 3-5 proveedores y menos de 20 partidas
- Una sola persona gestiona el proceso
- Las compras son relativamente sencillas
Es momento de considerar una herramienta dedicada cuando:
- Comparas cotizaciones mensualmente o con más frecuencia
- Varios miembros del equipo participan en la evaluación
- Quieres hacer seguimiento del historial de precios entre compras
- Las cotizaciones que recibes son complejas (más de 50 partidas, múltiples formatos, condiciones detalladas)
- Necesitas un registro de auditoría de tus decisiones de compra
Herramientas como Quotal automatizan las partes tediosas — extraer datos de los documentos de cotización, normalizar partidas y construir la matriz de comparación — mientras te permiten aplicar tu propio criterio y ponderación a la decisión final. Es la diferencia entre construir una hoja de cálculo cada vez y tener un sistema que aprende de cada comparación que realizas.
Primeros pasos
No necesitas una plantilla sofisticada para empezar a comparar cotizaciones mejor. Necesitas una estructura consistente y la disciplina de usarla cada vez.
Empieza con las cinco secciones descritas arriba. Constrúyelas en una hoja de cálculo. Úsala para tu próxima compra. Después de dos o tres comparaciones, sabrás exactamente qué secciones son las más importantes para tu negocio y cuáles puedes simplificar.
La plantilla no es el objetivo — la decisión que respalda sí lo es.
Lectura relacionada: