Kostenlose Vorlage für den Angebotsvergleich (Excel & Google Sheets)
Sie brauchen eine Vorlage für den Angebotsvergleich. Sie haben Angebote von drei, vier, vielleicht sechs Lieferanten, und Sie brauchen eine strukturierte Möglichkeit, diese Seite an Seite aufzustellen. Wahrscheinlich haben Sie bereits versucht, eine solche Vorlage von Grund auf zu erstellen — und festgestellt, dass der Aufbau der Tabelle länger dauert als die eigentliche Bewertung der Angebote.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen ein komplettes Angebotsvergleichs-Spreadsheet mit allen Spalten, Formeln und Bewertungsmechanismen, die Sie brauchen. Wir gehen die Struktur detailliert genug durch, dass Sie sie in etwa 20 Minuten in Excel oder Google Sheets selbst aufbauen können. Keine Download-Sperre, kein E-Mail-Formular — nur die Information.
Was eine gute Vergleichsvorlage tatsächlich enthält
Die meisten Angebotsvergleichs-Vorlagen, die man online findet, sind zu simpel. Sie bieten eine Spalte pro Anbieter und eine Zeile für den Preis, und das war's. Eine Vorlage, die Ihnen tatsächlich hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, braucht fünf Bereiche:
- Angebots-Metadaten — wer, wann, was
- Positionsvergleich — normalisierte Preise
- Gesamtbetriebskosten — das vollständige Bild
- Nicht-preisliche Bewertung — gewichtete Punktzahl
- Zusammenfassung und Empfehlung — die Entscheidungsansicht
Bauen wir jeden Bereich auf.
Bereich 1: Angebots-Metadaten
Dieser Bereich steht oben in Ihrer Tabelle. Er erfasst den Kontext, den Sie brauchen, wenn Sie in sechs Monaten auf diesen Vergleich zurückschauen und sich fragen, warum Sie Anbieter B gewählt haben.
Spalten und Zeilen
| Feld | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|
| Firmenname | |||
| Ansprechpartner | |||
| Angebotsnummer | |||
| Angebotsdatum | |||
| Gültig bis | |||
| Zahlungsbedingungen | |||
| Lieferzeit | |||
| Garantiezeitraum |
Tipp: Heben Sie die Zeile „Gültig bis" mit bedingter Formatierung hervor. Wenn das Datum überschritten ist, wird die Zelle rot. Abgelaufene Angebote sind eine häufige Fehlerquelle — Sie denken, Sie bekommen einen Preis, der nicht mehr existiert.
Formel für Google Sheets:
Wählen Sie die „Gültig bis"-Zellen und wenden Sie eine benutzerdefinierte Regel an: =B5 < TODAY() mit roter Füllung.
Bereich 2: Positionsvergleich
Das ist der Kern Ihrer Vorlage. Jeder Artikel oder jede Dienstleistung bekommt eine eigene Zeile, mit dem Preis jedes Anbieters in seiner Spalte.
Struktur
| Position | Einheit | Menge | Anbieter A Stückpreis | Anbieter A Gesamt | Anbieter B Stückpreis | Anbieter B Gesamt | Anbieter C Stückpreis | Anbieter C Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Position 1 | Stk | 100 | ||||||
| Position 2 | Std | 40 | ||||||
| Position 3 | m² | 500 | ||||||
| Zwischensumme | =SUMME() | =SUMME() | =SUMME() |
Grundprinzipien
Einheiten zuerst normalisieren. Die Spalte „Einheit" ist Ihr Standard. Wenn Anbieter A pro Karton kalkuliert und ein Karton 24 Stück enthält, rechnen Sie den Preis auf Stückpreis um, bevor Sie ihn eintragen. Der ganze Sinn dieses Bereichs ist der Vergleich auf gleicher Basis.
Feste Mengenspalte verwenden. Tragen Sie nicht die vom jeweiligen Anbieter angebotene Menge ein — verwenden Sie IHRE benötigte Menge. So verhindern Sie, dass ein Anbieter günstiger aussieht, nur weil er eine andere Menge kalkuliert hat.
„Anmerkungen"-Spalte ganz rechts ergänzen. Notieren Sie für jede Position anbieterspezifische Vorbehalte: „Anbieter B Preis setzt Mindestmenge 500 Stk voraus", „Anbieter C Artikel ist generalüberholt, nicht neu."
Formeln
Jede „Gesamt"-Zelle ist einfach: = Menge * Stückpreis
Die Zwischensumme ist: =SUMME(Gesamt-Spaltenbereich)
Für eine Abweichungsspalte (hilfreich zum schnellen Überblick) fügen Sie eine Spalte hinzu, die die Abweichung jedes Anbieters vom niedrigsten Preis zeigt:
= (Anbieter Gesamt - MIN(Alle Anbieter-Summen für diese Position)) / MIN(Alle Anbieter-Summen für diese Position)
Formatieren Sie das als Prozentsatz. Es zeigt Ihnen sofort, wo jeder Anbieter über der günstigsten Option liegt — und um wie viel.
Bereich 3: Gesamtbetriebskosten
Unterhalb Ihrer Positionssumme fügen Sie Zeilen für alle Kosten hinzu, die NICHT im Basisangebot stehen, aber TEIL Ihrer tatsächlichen Ausgaben sind. Hier wird die Angebotsvergleichsmatrix ehrlich.
Zusätzliche Kostenzeilen
| Kostenkategorie | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|
| Positionssumme (von oben) | |||
| Versand / Lieferung | |||
| Installation / Einrichtung | |||
| Schulung | |||
| Jährliche Wartung (Jahr 1) | |||
| Verbrauchsmaterial (Jahr 1) | |||
| Versicherung / Compliance-Kosten | |||
| Umwelt- / Entsorgungsgebühren | |||
| Skonto (-) | |||
| Kleinbestellzuschlag (+) | |||
| Gesamtbetriebskosten | =SUMME() | =SUMME() | =SUMME() |
Tipp: Formatieren Sie Zellen, in denen Sie schätzen (der Anbieter hat diesen Posten nicht angegeben), kursiv oder mit anderer Hintergrundfarbe. So erkennt jeder, der den Vergleich prüft, welche Zahlen verbindliche Angebote und welche Schätzungen sind.
Die Skontoformel
Wenn ein Anbieter 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen bietet und Sie das nutzen wollen:
= -(Positionssumme * 0,02)
Tragen Sie dies als negativen Wert ein, damit er die TCO reduziert.
Bereich 4: Nicht-preisliche Bewertung (gewichtete Punktzahl)
Der Preis ist wichtig, aber nicht alles. Dieser Bereich ermöglicht es Ihnen, Anbieter nach qualitativen Faktoren mit einem Lieferantenbewertungs-Scorecard-Ansatz zu bewerten.
Bewertungsmatrix einrichten
Definieren Sie zunächst Ihre Kriterien und Gewichtungen. Die Gewichtungen sollten zusammen 100 % ergeben.
| Kriterium | Gewicht | Anbieter A Punkte (1-5) | Anbieter A gewichtet | Anbieter B Punkte (1-5) | Anbieter B gewichtet | Anbieter C Punkte (1-5) | Anbieter C gewichtet |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preis / TCO | 35 % | ||||||
| Qualität / Spezifikationen | 20 % | ||||||
| Lieferzeit | 15 % | ||||||
| Garantie / Support | 10 % | ||||||
| Zahlungsbedingungen | 10 % | ||||||
| Reputation / Referenzen | 10 % | ||||||
| Gesamtpunktzahl | 100 % | =SUMME() | =SUMME() | =SUMME() |
Die Bewertungsformel
Jede „Gewichtet"-Zelle: = Gewicht * Punkte
Wenn also Preis ein Gewicht von 35 % hat und Anbieter A mit 4 von 5 bewertet wird: = 0,35 * 4 = 1,4
Die Gesamtpunktzahl ist die Summe aller gewichteten Zellen für diesen Anbieter. Maximal erreichbare Punktzahl: 5,0.
Preis objektiv bewerten
Für das Preis-/TCO-Kriterium raten Sie nicht einfach. Nutzen Sie diese Formel, um TCO in eine 1–5-Bewertung umzurechnen:
- Niedrigste TCO = 5
- Höchste TCO = 1
- Andere = proportional
= 5 - (4 * (TCO dieses Anbieters - Niedrigste TCO) / (Höchste TCO - Niedrigste TCO))
Das normalisiert den Preis auf dieselbe 1–5-Skala wie Ihre qualitativen Kriterien, sodass die Gewichtung korrekt funktioniert.
Gewichtungen nach Einkaufstyp anpassen
Die oben genannten Gewichtungen sind ein Ausgangspunkt. Passen Sie sie an das an, was Sie einkaufen:
Für Standardartikel (Büromaterial, Normteile): Preis 50 %, Lieferung 20 %, Qualität 15 %, Konditionen 15 %
Für kritische Anlagen: Qualität 35 %, Garantie 25 %, Preis 20 %, Lieferung 10 %, Reputation 10 %
Für Dienstleistungen: Qualität 30 %, Reputation 25 %, Preis 20 %, Konditionen 15 %, Zeitrahmen 10 %
Bereich 5: Zusammenfassung und Empfehlung
Ganz oben in Ihrer Tabelle (oder auf einem separaten „Zusammenfassung"-Tabellenblatt) erstellen Sie eine Dashboard-Ansicht.
| Kennzahl | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|
| Angebotspreis | |||
| Gesamtbetriebskosten | |||
| TCO-Rang | |||
| Gewichtete Punktzahl | |||
| Punktzahl-Rang | |||
| Angebot gültig bis | |||
| Empfehlung |
Nutzen Sie bedingte Formatierung für:
- Die niedrigsten TCO in Grün
- Die höchste gewichtete Punktzahl in Grün
- Abgelaufene Angebote in Rot
Die Zeile „Empfehlung" ist für Ihre Entscheidungsbegründung in klaren Worten: „Anbieter B empfohlen. 8 % über den niedrigsten TCO, aber deutlich besser bei Garantie und nachgewiesene Erfahrung mit vergleichbaren Projekten."
Vorlage für Ihre Branche anpassen
Bau und Handwerk
Ergänzen Sie Zeilen für: Baustelleneinrichtung/-räumung, Genehmigungen, Bürgschaften, Versicherungsnachweise, Einbehalt, Nachtragstarife, Mängelbeseitigungsbedingungen.
Ersetzen Sie „Lieferzeit" durch „Bauzeitenplan" und fügen Sie Spalten für Startdatum und Fertigstellungsdatum hinzu.
Fertigung und Produktion
Ergänzen Sie Zeilen für: Werkzeugkosten, Rüstgebühren, Muster-/Prototypenkosten, Mindestbestellmengen, Lieferzeiten nach Mengenstaffel, Verpackungsspezifikationen.
Fügen Sie einen Bereich für Qualitätskennzahlen hinzu: garantierte Fehlerquoten, Prüfbedingungen, Reklamationsabwicklung.
IT und Software
Ergänzen Sie Zeilen für: Implementierungs-/Migrationskosten, Lizenzierung pro Nutzer vs. Pauschale, jährliche Preissteigerungsgrenzen, SLA-Bedingungen, Datenportabilität, Ausstiegs-/Übergangskosten.
Ersetzen Sie „Garantie" durch „Support-Level" und spezifizieren Sie Reaktionszeiten.
Dienstleistungen
Ersetzen Sie Einzelpositionen durch: Stundensätze nach Rolle, geschätzte Stunden pro Phase, Maximalbeträge, Spesenregelungen, Reisekosten, Meilenstein-Zahlungsplan.
Die Grenzen des Tabellenvergleichs
Diese Vorlage eignet sich gut für überschaubare Vergleiche mit einer überschaubaren Anzahl von Anbietern und Positionen. Aber seien Sie ehrlich, wo sie an ihre Grenzen stößt:
Dateneingabe ist manuell und fehleranfällig. Sie tippen Zahlen aus PDFs und E-Mails in Zellen ab. Ein Zahlendreher (1.250 € statt 1.520 € eingetippt) kann Ihren gesamten Vergleich verfälschen.
Sie skaliert nicht. 3 Anbieter mit 15 Positionen zu vergleichen ist machbar. 8 Anbieter mit 50 Positionen, unterschiedlichen Einheiten, Ausschlüssen und Bedingungen werden zum Tabellen-Albtraum.
Es ist eine Momentaufnahme, kein System. Jeder Vergleich steht für sich allein. Sie können nicht einfach nachschauen, was Sie letztes Mal bezahlt haben, Preistrends verfolgen oder institutionelles Wissen über Ihre Lieferanten aufbauen.
Zusammenarbeit ist umständlich. Wenn mehrere Personen Bewertungen beitragen oder den Vergleich prüfen müssen, wird die Versionskontrolle zum Problem — selbst mit Google Sheets.
Es erkennt nicht, woran Sie nicht denken. Eine Tabelle vergleicht nur das, was Sie eingeben. Wenn ein Anbieter eine Gebührenkategorie hat, die Sie nicht als Zeile hinzugefügt haben, übersehen Sie sie.
Wann auf ein automatisiertes Tool umsteigen
Die Tabellenvorlage ist die richtige Wahl, wenn:
- Sie ein paar Mal im Jahr Angebote vergleichen
- Sie mit 3–5 Anbietern und unter 20 Positionen arbeiten
- Eine Person den Prozess steuert
- Die Einkäufe relativ unkompliziert sind
Ein spezialisiertes Tool wird sinnvoll, wenn:
- Sie monatlich oder häufiger Angebote vergleichen
- Mehrere Teammitglieder an der Bewertung beteiligt sind
- Sie eine Preishistorie über Einkäufe hinweg aufbauen wollen
- Die eingehenden Angebote komplex sind (50+ Positionen, verschiedene Formate, detaillierte Bedingungen)
- Sie einen Prüfpfad für Ihre Einkaufsentscheidungen brauchen
Tools wie Quotal automatisieren die mühsamen Teile — Datenextraktion aus Angebotsdokumenten, Positionsnormalisierung und Aufbau der Vergleichsmatrix — und überlassen Ihnen trotzdem Ihre eigene Bewertung und Gewichtung für die finale Entscheidung. Es ist der Unterschied zwischen jedes Mal eine Tabelle neu aufzubauen und einem System, das aus jedem Vergleich lernt.
Erste Schritte
Sie brauchen keine ausgefeilte Vorlage, um Angebote besser zu vergleichen. Sie brauchen eine konsistente Struktur und die Disziplin, sie jedes Mal anzuwenden.
Beginnen Sie mit den fünf oben beschriebenen Bereichen. Bauen Sie sie in einer Tabelle auf. Nutzen Sie sie für Ihren nächsten Einkauf. Nach zwei oder drei Vergleichen wissen Sie genau, welche Bereiche für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind und welche Sie vereinfachen können.
Die Vorlage ist nicht das Ziel — die Entscheidung, die sie unterstützt, ist es.
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