5 Tipps zum Vergleich von Lieferantenangeboten (ohne das Wesentliche zu übersehen)

Sie haben drei Angebote in Ihrem Posteingang. Vielleicht fünf. Eines ist ein professionelles PDF mit Zeile-für-Zeile-Aufschlüsselung. Ein anderes ist eine Einzeiler-E-Mail mit einer Summe am Ende. Das dritte kam als Tabelle mit Reitern, die Sie noch nicht geöffnet haben.

Alle behaupten, das zu liefern, was Sie angefragt haben. Aber die Preise stimmen nicht überein, die Formate sind unterschiedlich, und Sie sind sich nicht sicher, ob Sie tatsächlich dasselbe vergleichen.

So läuft es jedes Mal. Und jedes Mal ist die Versuchung groß, einfach den niedrigsten Preis zu nehmen und weiterzumachen. Doch der günstigste Preis auf dem Papier ist in der Praxis oft nicht der günstigste. Hier sind fünf konkrete Maßnahmen, mit denen Sie Angebote richtig vergleichen, ohne ein Wochenprojekt daraus zu machen.

1. Alles auf die gleiche Einheit normalisieren

Verschiedene Lieferanten kalkulieren in verschiedenen Einheiten. Einer nennt einen Stückpreis, ein anderer einen Preis pro Karton (50 Stück), ein dritter pro Palette (1.200 Stück). Wenn Sie die reinen Zahlen vergleichen, vergleichen Sie Äpfel mit Containern voller Birnen.

Bevor Sie irgendetwas anderes tun, rechnen Sie jedes Angebot auf die gleiche Einheit um.

So sieht das in der Praxis aus:

Lieferant B wirkte auf den ersten Blick wettbewerbsfähig. Doch umgerechnet auf den Stückpreis ist Lieferant C tatsächlich 13 % günstiger. Diesen Unterschied übersehen Sie, wenn Sie nur die Gesamtsummen überfliegen.

Das gilt auch für Dienstleistungen. Wenn Sie Stundensätze mit Pauschalangeboten vergleichen, schätzen Sie die Gesamtstunden und rechnen alles in vergleichbare Gesamtkosten um. Vergleichen Sie nie einen Stundensatz mit einer Pauschale, das sind unterschiedliche Kennzahlen.

2. Auflisten, was NICHT enthalten ist

Das günstigste Angebot ist oft das unvollständigste. Nicht weil der Lieferant Sie täuschen will, sondern weil verschiedene Lieferanten verschiedene Leistungen standardmäßig einschließen.

Fügen Sie eine Spalte "Was fehlt?" in Ihren Vergleich ein und füllen Sie sie für jedes Angebot aus.

Häufig ausgeschlossene Posten:

• Lieferung und Versand. Ein Lieferant kalkuliert die Lieferung ein. Ein anderer berechnet sie extra. Ein dritter bietet "kostenlose Lieferung" an, aber nur ab einem Mindestbestellwert.
• Einrichtungs- oder Installationskosten. Besonders bei Anlagen, Software oder Sonderanfertigungen.
• Mindestbestellzuschläge. Manche Lieferanten haben einen Mindestbestellwert. Liegt Ihre Bestellung darunter, gibt es einen Zuschlag, meist im Kleingedruckten.
• Verpackung. Standardverpackung ist eventuell enthalten, aber Sonderverpackung (bedruckte Kartons, Palettierung nach Ihren Vorgaben) kostet extra.
• Garantie oder Support. Ein Lieferant bietet 12 Monate Support inklusive. Ein anderer berechnet ihn. Beide zeigen denselben Produktpreis.

Wenn Sie die Ausschlüsse zusammenrechnen, kann das günstigste Angebot schnell zum teuersten werden. Ein Angebot über 10.000 € inklusive allem ist oft besser als eines über 8.500 € plus 800 € Lieferung, 400 € Einrichtung und 600 € Mindermengenzuschlag.

3. Zahlungsbedingungen prüfen, sie verändern den realen Preis

Zahlungsbedingungen werden leicht übersehen, weil sie nicht zum Stückpreis gehören. Aber sie wirken sich direkt darauf aus, was Sie tatsächlich bezahlen und wann.

Hier ist die Rechnung, die die meisten überspringen:

• Skonto. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen auf eine Bestellung über 50.000 € = 1.000 € gespart. Das ist echtes Geld.
• Verlängerte Zahlungsziele. 60 Tage statt Zahlung bei Lieferung bedeutet, dass Sie Ihr Geld zwei Monate länger behalten. Bei knapper Liquidität ist das etwas wert, möglicherweise mehr als 1–2 % Preisunterschied.
• Verzugszinsen. Manche Lieferanten berechnen 1,5 % pro Monat auf überfällige Rechnungen. Wenn Sie regelmäßig zu spät zahlen (seien Sie ehrlich), summiert sich das schnell.

Zwei Angebote können denselben Stückpreis haben, aber unterschiedliche tatsächliche Kosten, sobald Sie die Bedingungen einbeziehen. Ein Angebot über 50.000 € mit 2 % Skonto bei 10 Tagen ist effektiv 49.000 €, wenn Sie pünktlich zahlen. Ein Konkurrenzangebot über 49.500 € ohne Skonto, aber mit 60 Tagen Zahlungsziel kann je nach Ihrer Liquiditätslage besser oder schlechter sein.

Notieren Sie die Zahlungsbedingungen jedes Angebots und berechnen Sie den effektiven Preis unter Berücksichtigung von Skonti und Liquiditätsauswirkungen.

4. Aufschlüsselung verlangen, nicht nur die Gesamtsumme

Wenn ein Lieferant Ihnen ein Pauschalangebot macht, „25.000 € für das Projekt", haben Sie keine Möglichkeit, es mit irgendetwas zu vergleichen. Sie können nicht erkennen, ob die Materialien teuer und die Arbeit günstig ist, oder umgekehrt. Sie können nicht feststellen, wo Verhandlungsspielraum besteht.

Wenn ein Angebot als einzelne Summe kommt, fordern Sie eine Aufschlüsselung Position für Position an.

Eine gute Aufschlüsselung sollte enthalten:

• Material- / Produktkosten (aufgeschlüsselt bei mehreren Komponenten)
• Arbeits- / Dienststunden (mit Stundensätzen, falls zutreffend)
• Lieferung / Logistik
• Steuern und Zölle (besonders bei internationalem Einkauf)
• Margen (manche Lieferanten kommunizieren diese transparent)

Sobald Sie Aufschlüsselungen haben, werden Muster erkennbar. Vielleicht berechnen alle drei Lieferanten ungefähr das Gleiche für Material, aber einer hat 40 % höhere Arbeitskosten. Das zeigt Ihnen genau, wo Sie verhandeln sollten, oder wo Sie nach einer Begründung fragen sollten.

Es schützt Sie auch vor "Lockvogelangeboten", bei denen ein Lieferant Material zum Selbstkostenpreis anbietet, um den Auftrag zu gewinnen, und dann bei Leistungen oder Nachträgen aufschlägt. Mit einer Aufschlüsselung sehen Sie, ob eine Position unrealistisch niedrig angesetzt ist.

5. Preise über die Zeit verfolgen, nicht nur diesen einen Einkauf

Einzelvergleiche sind nützlich. Aber wiederholte Vergleiche über die Zeit liefern die wirklichen Erkenntnisse.

Lieferant A mag heute am günstigsten sein. Aber wenn Sie die letzten vier Angebote von Lieferant A und B betrachten:

Lieferant A schwankt zwischen 4,50 € und 5,10 €, eine Spanne von 13 %. Lieferant B bleibt in einem engen Band zwischen 4,55 € und 4,70 €. In diesem Quartal ist Lieferant A am günstigsten. Aber wenn Sie Preisstabilität und Planungssicherheit schätzen, ist Lieferant B langfristig die bessere Wahl.

Historische Daten verschaffen Ihnen auch Verhandlungsstärke. „Ihr Preis ist in den letzten drei Quartalen um 8 % gestiegen, während Ihr Wettbewerber stabil geblieben ist" ist ein deutlich stärkeres Argument als „Können Sie beim Preis etwas machen?"

Beginnen Sie, jedes erhaltene Angebot zu erfassen, auch wenn Sie die Daten nicht sofort nutzen. Innerhalb weniger Quartale haben Sie eine Preisintelligenz-Datenbank, die sich bei jeder Verhandlung bezahlt macht.

Fazit

Diese fünf Praktiken erfordern keine speziellen Tools. Eine Tabellenkalkulation reicht für den Anfang. Aber sie erfordern Disziplin, und genau da steigen die meisten aus. Der erste Vergleich wird sorgfältig gemacht. Der fünfte wird durchgehetzt, weil man unter Zeitdruck steht.

Wenn Sie es sich leichter machen wollen, übernehmen Tools wie Quotal den mühsamen Teil automatisch: Daten aus PDFs und E-Mails extrahieren, Einheiten normalisieren, fehlende Posten markieren und eine Preishistorie über die Zeit aufbauen. Sie konzentrieren sich auf die Entscheidung, das Tool übernimmt die Datenarbeit.

Ob Sie ein Tool oder eine Tabelle nutzen, die Prinzipien bleiben gleich. Normalisieren. Prüfen, was fehlt. Bedingungen einbeziehen. Aufschlüsselungen einholen. Über die Zeit verfolgen. Befolgen Sie diese fünf Grundsätze, und Sie treffen bessere Einkaufsentscheidungen als 90 % der Leute, die heute Angebote vergleichen.

Weiterführende Artikel:

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• Preishistorie als Hebel in der Lieferantenverhandlung